Arquivo do mês: novembro 2009

Email é uma excelente forma de comunicação para trocar informações durante um projeto. Por outro lado, esta ferramenta pode causar grandes problemas, se for mal utilizada.

As mensagens eletrônicas deveriam ser usadas com muito cuidado. Quando conversamos por telefone com alguém, podemos ouvir sua voz, perceber seu estado de espírito e esclarecer imediatamente quaisquer dúvidas. Melhor ainda se estivermos dialogando pessoalmente, pois, além de ouvir a voz, veremos o rosto e os gestos. Ficará ainda mais fácil compreender as intenções do interlocutor.

Email não tem rosto ou voz. Fica muito difícil sentir a emoção que o seu emissor estava submetido. Isto pode causar erros de interpretação. Imagine esta frase:

– Você pode detalhar mais este orçamento?

Quais das carinhas da figura abaixo você imagina que expressaria melhor a emoção do emissor do Email ao redigi-lo?

O recebedor da mensagem pode achar que o emissor foi agressivo e estava desconfiado da precisão do orçamento preparado por ele.  Na verdade, o emissor apenas desejava que os itens fossem mais bem detalhados, porque ele precisava desta informação para elaborar o cronograma financeiro do projeto.

Recomendo que o emissor da mensagem releia cuidadosamente o texto para verificar se não pode haver outra interpretação além da desejada. Por outro lado, o destinatário não deve levar para o lado pessoal. Se houver alguma dúvida, deve ser imediatamente esclarecida.

Além desta limitação, o Email deve ser mandado apenas para os diretamente envolvidos. Aquelas discussões intermináveis com réplicas e tréplicas normalmente não colaboram para encontrar a melhor solução para um problema. O resultado é a explosão da caixa de entrada com mensagens que não interessam a vários destinatários.

Temos ainda aquelas cópias “bcc” ou “cco”. Discuto, muitas vezes, a ética de usar este recurso de copiar alguém sem o conhecimento do destinatário da mensagem.

Sempre gosto de lembrar que o Email pode se tornar público. Controlamos quem são os destinatários da mensagem, mas não temos controle sobre os encaminhamentos futuros. Deste modo, a mensagem pode chegar a pessoas que nem imaginamos. Assim devemos ter cuidado com o conteúdo das mensagens. Brincadeiras, ofensas e comentários irônicos devem ser evitados, porque o Email é um documento.

Finalmente lembrem-se que há coisas que são mais bem resolvidas pessoalmente ou por telefone do que usando o Email.

Tomar decisões é uma das atribuições mais importantes dos gerentes de projeto. Muitos acreditam que a democracia sempre é o melhor sistema, mas, em muitos momentos, não há tempo ou condições de, pelo menos, ouvir a maioria antes de decidir. A seguir eu comento os sete principais métodos de tomada de decisão:

1.  Líder sem a participação dos membros da equipe

Este tipo é recomendado para a rotina ou quando não se tem tempo suficiente para envolver outras pessoas. Deste modo, o gerente decide baseado apenas na sua cabeça sem conhecer a opinião de outros membros da equipe. Não pode ser usado indistintamente, sob pena de transformar o gerente em ditador.

Cadeira do Gerente-Ditador

2.  Especialista da equipe

Neste método, o especialista recebe a autoridade para decidir sobre um assunto no qual ele é o maior conhecedor da equipe. O problema pode acontecer se este expert não foi bem escolhido.

Dr. Smith – Cuidado ao escolher o especialista!

3.  Opinião média dos membros da equipe

Neste caso, o líder consulta os demais membros da equipe isoladamente e escolhe a opinião mais popular. Mais uma vez perde-se a vantagem da interação entre diversas ideias que poderia criar uma nova alternativa melhor para solucionar um problema. Justifica-se quando não se tem  prazo hábil para reunir o time.

4.  Líder após consulta aos membros da equipe

O líder decide sozinho após ouvir as opiniões dos demais membros da equipe. Apesar de semelhante ao primeiro método, neste caso, o líder escuta a opinião de alguns conselheiros antes de decidir, reduzindo as chances de erro.

5.  Voto da maioria

A opinião da maioria prevalece. Pode ser adotada, quando não se tem tempo suficiente para chegar ao consenso. A minoria derrotada pode se sentir alijada, prejudicando o andamento do projeto. Assim só recomenda-se a votação em assuntos de menor importância.

6.  Pequeno grupo da equipe do projeto

Quando existe pressão muito forte de tempo, pode ser escolhida uma força-tarefa para tomar decisão sobre determinado assunto. Seria interessante envolver as pessoas que tenham conhecimento para contribuir efetivamente na decisão. Caso contrário, pode haver falta de comprometimento com a decisão adotada.

Força-Tarefa

7.  Consenso

Apesar de parecer o ideal, pode demandar muito tempo e energia do grupo. Não pode ser escolhida se houver premência de prazos. O consenso geralmente gera uma solução criativa de melhor qualidade. Deste modo, indica-se este método principalmente nas fases iniciais do projeto.

Qual é o melhor método? Não existe uma resposta absoluta. Um método é melhor do que outro em determinadas circunstâncias como prazo, competência e maturidade da equipe.