Email é uma excelente forma de comunicação para trocar informações durante um projeto. Por outro lado, esta ferramenta pode causar grandes problemas, se for mal utilizada.
As mensagens eletrônicas deveriam ser usadas com muito cuidado. Quando conversamos por telefone com alguém, podemos ouvir sua voz, perceber seu estado de espírito e esclarecer imediatamente quaisquer dúvidas. Melhor ainda se estivermos dialogando pessoalmente, pois, além de ouvir a voz, veremos o rosto e os gestos. Ficará ainda mais fácil compreender as intenções do interlocutor.
Email não tem rosto ou voz. Fica muito difícil sentir a emoção que o seu emissor estava submetido. Isto pode causar erros de interpretação. Imagine esta frase:
– Você pode detalhar mais este orçamento?
Quais das carinhas da figura abaixo você imagina que expressaria melhor a emoção do emissor do Email ao redigi-lo?
O recebedor da mensagem pode achar que o emissor foi agressivo e estava desconfiado da precisão do orçamento preparado por ele. Na verdade, o emissor apenas desejava que os itens fossem mais bem detalhados, porque ele precisava desta informação para elaborar o cronograma financeiro do projeto.
Recomendo que o emissor da mensagem releia cuidadosamente o texto para verificar se não pode haver outra interpretação além da desejada. Por outro lado, o destinatário não deve levar para o lado pessoal. Se houver alguma dúvida, deve ser imediatamente esclarecida.
Além desta limitação, o Email deve ser mandado apenas para os diretamente envolvidos. Aquelas discussões intermináveis com réplicas e tréplicas normalmente não colaboram para encontrar a melhor solução para um problema. O resultado é a explosão da caixa de entrada com mensagens que não interessam a vários destinatários.
Temos ainda aquelas cópias “bcc” ou “cco”. Discuto, muitas vezes, a ética de usar este recurso de copiar alguém sem o conhecimento do destinatário da mensagem.
Sempre gosto de lembrar que o Email pode se tornar público. Controlamos quem são os destinatários da mensagem, mas não temos controle sobre os encaminhamentos futuros. Deste modo, a mensagem pode chegar a pessoas que nem imaginamos. Assim devemos ter cuidado com o conteúdo das mensagens. Brincadeiras, ofensas e comentários irônicos devem ser evitados, porque o Email é um documento.
Finalmente lembrem-se que há coisas que são mais bem resolvidas pessoalmente ou por telefone do que usando o Email.
World Observer by Claudia & Vicente 
Vicente,
Minha visão sobre o email é bastante simples: ele serve para iniciar um assunto (por exemplo, agendando uma conversa telefônica ou uma reunião) e para registrar o resultado desse assunto (uma confirmação escrita do que foi conversado). Nunca, em hipótese alguma, deveria ser usado como instrumento primário de comunicação. A sabedoria de nossos pais e avós vale muito: é conversando que a gente se entende!
Abs.
Cassiano
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Cassiano,
Realmente nada substitui a conversa direta.
Concordo com você, o email deveria ser utilizado principalmente em duas aplicações:
– registrar ou formalizar uma conversa;
– envio de informações técnicas.
Abraço,
Vicente
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