A Chance de Resolver Todas as Mazelas Chama-se: Projeto Novo!

Como dizem os economistas, as necessidades humanas são ilimitadas, enquanto que os recursos são finitos. Esta regra tão fácil de ser entendida muitas vezes é desafiada durante a execução de projetos. Em muitas empresas, a aprovação de capital para investimento é vista como a oportunidade para resolver problemas que não estão ligados diretamente a esta autorização.

Um dos maiores expoentes desta filosofia é o Engenheiro francês “Jaquê”. “Já que” trocaremos o tanque, vamos aproveitar e arrumar todo o piso e recuperar as paredes.

Podemos dizer que o projeto que envolva aumento de produção nasce de uma necessidade definida através do Business Case. Partindo deste documento, a equipe do projeto define quais são os requisitos e restrições a serem seguidos. O escopo é progressivamente detalhado.

Tudo isto parece muito simples, mas, na vida real, existem muitas armadilhas a serem evitadas. Neste post, destacarei dois pontos que o gerente do projeto deve ter especial atenção.

Sempre devemos buscar opções para minimizar os investimentos sem agregação de valor. Deste modo, a efetividade dos investimentos será aumentada. O gerente deve verificar as oportunidades para redução dos investimentos. Podemos pensar, por exemplo, em alugar um armazém ou contratar uma empresa de logística ao invés de construir um novo depósito. Estoques geralmente oneram os custos das empresas, reduzindo a lucratividade dos negócios.

Outro ponto é a execução dos projetos sem mudanças. Engenheiro são seres que têm novas ideias frequentemente. Afinal sempre existe um jeito de fazer melhor! Na medida em que o projeto avança, os equipamentos são adquiridos e montados, as mudanças causam aumentos indesejáveis de custos e atrasos nos cronogramas de implantação. A figura abaixo nos mostra que a hora da criatividade é na etapa inicial do projeto. Os custos para corrigir erros na etapa final do projeto normalmente são altos.

Influência das Partes Interessadas e o Custo das Mudanças ao Longo do Tempo do Projeto (Fig. 2-2, PMBOK 2008)

Sempre digo que existem três motivos que podem levar a alterações de projeto:

1. Existe um risco grave de segurança de processo que pode causar acidentes (com lesões nos funcionários ou perdas patrimoniais) ou contaminações (problemas de saúde ocupacional ou ambientais).
2. O projeto não vai atender as premissas estipuladas pelo Business Case.
3. Foi descoberta uma nova solução genial que vai melhorar significativamente o retorno do investimento.

Apenas o primeiro é mandatório! O segundo e o terceiro motivos devem ser analisados através do sistema de controle integrado de mudanças. Talvez o mais importante seja o prazo para iniciar a produção. Neste caso, estas alterações ficarão registradas para serem aproveitadas no futuro.