Muitas pessoas se acostumam a fazer apenas o que é urgente independente da importância da atividade. Stephen Covey apresenta, no seu conhecido livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, uma matriz de gerenciamento do tempo.
Matriz de Gerenciamento do Tempo
No primeiro quadrante, estão os “incêndios” que devem ser atacados imediatamente sob pena de causar grandes estragos.
O tempo livre é preenchido prioritariamente no terceiro quadrante com a participação em reuniões genéricas, telefonemas, conferência frequente dos e-mails e a reposta imediata dos novos. Se sobrar algum tempo, ele é desperdiçado com as atividades do quarto quadrante.
Assim, de forma inconsciente, ocorre a procrastinação das importantes atividades do segundo quadrante. Como elas não são realizadas, um dia se tornarão urgentes. Virarão novos incêndios e finalmente serão atacados.
Como quebrar esta maldição?
Em primeiro lugar, devem ser definidas metas pessoais e profissionais claras. Deste modo, será possível avaliar a importância das atividades.
O próximo passo é mais difícil, deve-se aprender a dizer não para atividades que não são importantes. Por exemplo, não precisamos participar de todas as reuniões que somos convidados.
Para concluir, a autodisciplina é fundamental! Sem isto poderemos regredir para a situação anterior.
Se este modo de agir for adotado, pode-se passar a ter uma postura pró-ativa ao invés de reativa, passando a controlar o tempo com maior eficácia.
Claudia Von
Vicente Manera
World Observer by Claudia & Vicente 
Concordo com o postulado, contudo tenho a experiência em mais de uma empresa que mesmo exercendo o quadrante II, têm-se esse ciclo de incêndios, extra urgente “super plus II”, etc…pois o exercício da pró-atividade de encontro com as necessidades reais da corporação muitas vezes são consideradas como importantes mas não em condições de serem praticadas ou por motivos financeiros, políticos-organizacionais ou mesmo por “nãos” redondos, mesmo que em ciência da alta gestão e com concordância a apoio de muitos.
Deixo compartilhado isso, pois gosto de praticar os 4 quadrantes mas não se revelam sempre praticáveis como regra ou mesmo prática diária.
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Marcelo,
Concordo que existem ciclos de incêndios nas empresas. Nestes momentos, devemos colocar nossa roupa de bombeiro e ir a campo. Um dia este ciclo termina, a situação volta à normalidade e podemos nos dedicar novamente ao quadrante II. Até o próximo ciclo…
Quando trabalhamos numa empresa que vive permanentemente no quadrante I, sem sinais de melhoria, devemos analisar se é isto que desejamos para a nossa carreira.
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