Muitas pessoas se acostumam a fazer apenas o que é urgente independente da importância da atividade. Stephen Covey apresenta, no seu conhecido livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, uma matriz de gerenciamento do tempo.
Matriz de Gerenciamento do Tempo
No primeiro quadrante, estão os “incêndios” que devem ser atacados imediatamente sob pena de causar grandes estragos.
O tempo livre é preenchido prioritariamente no terceiro quadrante com a participação em reuniões genéricas, telefonemas, conferência frequente dos e-mails e a reposta imediata dos novos. Se sobrar algum tempo, ele é desperdiçado com as atividades do quarto quadrante.
Assim, de forma inconsciente, ocorre a procrastinação das importantes atividades do segundo quadrante. Como elas não são realizadas, um dia se tornarão urgentes. Virarão novos incêndios e finalmente serão atacados.
Como quebrar esta maldição?
Em primeiro lugar, devem ser definidas metas pessoais e profissionais claras. Deste modo, será possível avaliar a importância das atividades.
O próximo passo é mais difícil, deve-se aprender a dizer não para atividades que não são importantes. Por exemplo, não precisamos participar de todas as reuniões que somos convidados.
Para concluir, a autodisciplina é fundamental! Sem isto poderemos regredir para a situação anterior.
Se este modo de agir for adotado, pode-se passar a ter uma postura pró-ativa ao invés de reativa, passando a controlar o tempo com maior eficácia.
Os momentos de dificuldade podem ser verdadeiros motores para que um profissional talentoso use todo seu potencial. Grandes desafios tecnológicos ou restrições de cronograma e orçamento podem ser o ponto de partida para a busca de novas formas para realizar projetos.
Nestes momentos, deve-se evitar a aceitação de ideias dominantes, obstáculos, experiências passadas obtidas em outras circunstâncias, decisões prematuras e pensamentos convencionais.
A livre associação de ideias deve ser estimulada. As barreiras devem ser questionadas e superadas. Novas conexões entre conceitos e tecnologias devem ser criadas.
MacGyver - O Rei da Criatividade sob Pressão
Durante o período da ditadura militar no Brasil, as manifestações culturais e artísticas foram censuradas com rigor. Apesar destas limitações, Chico Buarque criou verdadeiras obras primas da música popular brasileira. Posso citar “Apesar de Você”, “Cálice”, “Meu Caro Amigo”, “Roda Viva” e “Construção”. As letras tinham duplo sentido e passavam mensagens contra o regime militar. Todo o talento do Chico foi desafiado pela barreira da censura, mas ele conseguiu superá-la.
Abaixo você pode assistir à apresentação da música “Construção” de Chico Buarque. Esta música acabou de ser considerada pela revista Rolling Stones Brasil como a melhor música brasileira de todos os tempos.
Atenção para a maravilhosa poesia. Bela, densa, crua, triste, sufocante, libertadora…
Amou daquela vez como se fosse a última Beijou sua mulher como se fosse a última E cada filho seu como se fosse o único E atravessou a rua com seu passo tímido Subiu a construção como se fosse máquina Ergueu no patamar quatro paredes sólidas Tijolo com tijolo num desenho mágico Seus olhos embotados de cimento e lágrima Sentou pra descansar como se fosse sábado Comeu feijão com arroz como se fosse um príncipe Bebeu e soluçou como se fosse um náufrago Dançou e gargalhou como se ouvisse música E tropeçou no céu como se fosse um bêbado E flutuou no ar como se fosse um pássaro E se acabou no chão feito um pacote flácido Agonizou no meio do passeio público Morreu na contramão atrapalhando o tráfego
Amou daquela vez como se fosse o último Beijou sua mulher como se fosse a única E cada filho seu como se fosse o pródigo E atravessou a rua com seu passo bêbado Subiu a construção como se fosse sólido Ergueu no patamar quatro paredes mágicas Tijolo com tijolo num desenho lógico Seus olhos embotados de cimento e tráfego Sentou pra descansar como se fosse um príncipe Comeu feijão com arroz como se fosse o máximo Bebeu e soluçou como se fosse máquina Dançou e gargalhou como se fosse o próximo E tropeçou no céu como se ouvisse música E flutuou no ar como se fosse sábado E se acabou no chão feito um pacote tímido Agonizou no meio do passeio náufrago Morreu na contramão atrapalhando o público
Amou daquela vez como se fosse máquina Beijou sua mulher como se fosse lógico Ergueu no patamar quatro paredes flácidas Sentou pra descansar como se fosse um pássaro E flutuou no ar como se fosse um príncipe E se acabou no chão feito um pacote bêbado Morreu na contramão atrapalhando o sábado
Por esse pão pra comer, por esse chão prá dormir A certidão pra nascer e a concessão pra sorrir Por me deixar respirar, por me deixar existir, Deus lhe pague Pela cachaça de graça que a gente tem que engolir Pela fumaça e a desgraça, que a gente tem que tossir Pelos andaimes pingentes que a gente tem que cair, Deus lhe pague Pela mulher carpideira pra nos louvar e cuspir E pelas moscas bicheiras a nos beijar e cobrir E pela paz derradeira que enfim vai nos redimir, Deus lhe pague
Chico é simplesmente genial…
Ele desafiou o status quo da época. Cabe a nós desafiarmos o status quo de nossas empresas. Vamos usar nossa criatividade!
Hoje muitas empresas adotam slogans empregando a palavra inovação e seus derivados:
· Inovação para a sua empresa em…
· Produtos inovadores para…
· Soluções inovadoras para…
Mas será que a maioria destas empresas são genuinamente inovadoras?
Inovação é definida nos dicionários como sendo uma descoberta, uma criação, uma invenção ou a introdução de alguma novidade. Em termos empresariais, inovação é toda e qualquer nova solução que gere mais valor para o cliente, necessariamente traduzida em ganho econômico.
As inovações ou invenções podem ser divididas em três classes:
1. Invenção de ruptura, onde são criados produtos totalmente novos que ainda não apresentam demanda do mercado. Embora esta classe de invenções seja extremamente desejável, a estratégia dos negócios de uma empresa não pode basear-se apenas nesta forma de desenvolvimento por depender de muitos fatores imprevisíveis. A Sony, por exemplo, desenvolveu nos anos 70 uma invenção de ruptura, o videocassete Betamax, enquanto a JVC criou a tecnologia VHS. Apesar de muitos experts acharem o sistema da Sony melhor, o mercado adotou o formato VHS.
Anúncio de Lançamento do Sony Betamax
2. Invenção de aperfeiçoamento do conceito, onde são feitas melhorias e extensões de linhas de produtos existentes, tornando mais adequada sua introdução no mercado. Normalmente é o passo seguinte à invenção de ruptura. Neste caso, o mercado já existe, havendo um nível de previsibilidade muito maior do que na classe de invenção anterior.
3. Invenção de necessidade, onde se busca preencher uma necessidade não satisfeita. Neste caso, a invenção será responsável pela satisfação de uma demanda percebida dos clientes. Assim sendo, a habilidade da empresa de entender as reais necessidades dos clientes aumentará a sua probabilidade de sucesso.
Em muitas empresas, inovação é sinônimo apenas de invenção de ruptura. E aí começam os problemas, porque como vimos acima existem muitos fatores que a empresa não tem controle neste tipo de desenvolvimento.
Para apoiar esta estratégia, a base de tudo é a cultura empresarial, onde é criado um ambiente propício para inovação. A tolerância ao erro e a disposição de correr riscos são fatores indispensáveis. Mas a cultura não é tudo, também é fundamental a capacitação da equipe, em termos de formação acadêmica e treinamento em conhecimentos específicos. O terceiro ponto é o treinamento em técnicas e ferramentas para o gerenciamento deprojetos.
Base para a Inovação
Infelizmente muitas das empresas que se dizem, ou melhor, alardeiam para o mercado que são inovadoras não apresentam nenhum destes três itens da base comentados acima. Acreditam em soluções mágicas, não toleram erros, não investem em treinamento, cortam gastos de P&D e esperam resultados fabulosos em curto prazo. Neste caso, sugiro a contratação do funcionário apresentado abaixo.
Como dizem os economistas, as necessidades humanas são ilimitadas, enquanto que os recursos são finitos. Esta regra tão fácil de ser entendida muitas vezes é desafiada durante a execução de projetos. Em muitas empresas, a aprovação de capital para investimento é vista como a oportunidade para resolver problemas que não estão ligados diretamente a esta autorização.
Um dos maiores expoentes desta filosofia é o Engenheiro francês “Jaquê”. “Já que” trocaremos o tanque, vamos aproveitar e arrumar todo o piso e recuperar as paredes.
Podemos dizer que o projeto que envolva aumento de produção nasce de uma necessidade definida através do Business Case. Partindo deste documento, a equipe do projeto define quais são os requisitos e restrições a serem seguidos. O escopo é progressivamente detalhado.
Tudo isto parece muito simples, mas, na vida real, existem muitas armadilhas a serem evitadas. Neste post, destacarei dois pontos que o gerente do projeto deve ter especial atenção.
Sempre devemos buscar opções para minimizar os investimentos sem agregação de valor. Deste modo, a efetividade dos investimentos será aumentada. O gerente deve verificar as oportunidades para redução dos investimentos. Podemos pensar, por exemplo, em alugar um armazém ou contratar uma empresa de logística ao invés de construir um novo depósito. Estoques geralmente oneram os custos das empresas, reduzindo a lucratividade dos negócios.
Outro ponto é a execução dos projetos sem mudanças. Engenheiro são seres que têm novas ideias frequentemente. Afinal sempre existe um jeito de fazer melhor! Na medida em que o projeto avança, os equipamentos são adquiridos e montados, as mudanças causam aumentos indesejáveis de custos e atrasos nos cronogramas de implantação. A figura abaixo nos mostra que a hora da criatividade é na etapa inicial do projeto. Os custos para corrigir erros na etapa final do projeto normalmente são altos.
Influência das Partes Interessadas e o Custo das Mudanças ao Longo do Tempo do Projeto (Fig. 2-2, PMBOK 2008)
Sempre digo que existem três motivos que podem levar a alterações de projeto:
Existe um risco grave de segurança de processo que pode causar acidentes (com lesões nos funcionários ou perdas patrimoniais) ou contaminações (problemas de saúde ocupacional ou ambientais).
O projeto não vai atender as premissas estipuladas pelo Business Case.
Foi descoberta uma nova solução genial que vai melhorar significativamente o retorno do investimento.
Apenas o primeiro é mandatório! O segundo e o terceiro motivos devem ser analisados através do sistema de controle integrado de mudanças. Talvez o mais importante seja o prazo para iniciar a produção. Neste caso, estas alterações ficarão registradas para serem aproveitadas no futuro.
Num belo dia, o acionista majoritário da empresa mudou. O novo chefe veio com uma meta de acidentes inacreditável, zero. Nenhum funcionário acreditou que tal objetivo fosse possível. Ao analisar os resultados de outras empresas do grupo, todos comentavam que devia existir alguma maracutaia, porque não era possível ter aqueles números de forma sustentável. Éramos reativos.
Os resultados melhoraram, mas permaneciam longe dos objetivos. Foi iniciado um trabalho forte nos níveis gerenciais e de supervisão. Vários treinamentos foram realizados, novas técnicas foram exercitadas e uma grande quantidade de informação foi transmitida. Os operadores melhoraram suas atitudes, os atos inseguros reduziram, porque a supervisores estavam cobrando, além dos aspectos de qualidade e produtividade, comportamento seguro. Éramos dependentes do estímulo e da orientação das chefias.
O tempo foi passando e os funcionários incorporaram o comportamento seguro na sua rotina. Atingimos resultados que não acreditávamos ser possíveis no início da jornada. O estímulo da chefia continuava importante, mas não era mais essencial. Todos já sabiam o que devia ser feito. Éramos independentes e trabalhávamos de modo seguro autonomamente.
Finalmente começamos a observar os nossos colegas e auxiliá-los a trabalhar de forma mais segura. Existiam líderes em todas as áreas e em todos os níveis hierárquicos. Quando alguém praticava, mesmo que inadvertidamente, um ato inseguro era logo alertado para risco que corria. De imediato o funcionário corrigia sua ação sem apresentar descontentamento. Éramos interdependentes e um cuidava do outro colega da equipe.
Neste último estágio, a segurança se torna responsabilidade de todos e nos conscientizamos que somos responsáveis pela atitude dos demais. Visitei esta empresa hoje. Eles estão a mais de 800 dias sem acidentes. A meta de zero está sendo atingida de forma sustentável.
A Dupont baseia esta explicação na “Curva de Bradley” que pode ser vista abaixo.
Podemos ver que a taxa de acidentes é reduzida à medida que a nova cultura é assimilada e praticada.
Apresentarei um exemplo simples, o uso do cinto de segurança em automóveis.
Há uns trinta anos, poucas pessoas usavam o cinto de segurança. Quando as pessoas eram questionadas sobre motivos pelos quais o cinto não era usado, diziam que era desconfortável e contavam histórias de motoristas que sobreviveram porque não usavam o cinto no momento de um acidente. Eram reativos.
Depois foi iniciada uma campanha mais forte com a aplicação de multas. Os motoristas começaram a utilizar o cinto para não sofrerem punições. Eram dependentes de uma fiscalização.
Depois a maioria dos motoristas passou a afivelar os cintos de segurança imediatamente após entrar no automóvel. O valor desta atitude já estava internalizado na cabeça de cada condutor de automóvel. Eram independentes.
Finalmente os motoristas passam a exigir que todos os passageiros também usem o cinto por motivos de segurança. O automóvel só inicia o deslocamento quando todos estão protegidos. Tornaram-se interdependentes. Os motoristas cuidam dos passageiros.
Este gráfico pode ser empregado para explicar os resultados advindos de qualquer outra mudança cultural na empresa, além da segurança. Substitua segurança por qualidade, por redução de desperdícios, por redução de horas paradas da planta, por acidentes ambientais e a análise será a mesma.
Não esqueça que a gerência deve estar comprometida e acreditar de forma autêntica nesta transformação. O nível de supervisão (chefia intermediária) deve liderar o processo de mudança cultural dos seus subordinados. Este não é um processo fácil e indolor, mas é o que podemos chamar de bom combate.
Herbert José de Souza, mais conhecido como Betinho, foi um grande sociólogo brasileiro. Apesar de toda a dificuldade causada pela AIDS, ele liderou bravamente, nos últimos anos de sua vida, a campanha da ação da cidadania contra a fome e pela vida.
Veja abaixo um dos vídeos mais conhecidos desta campanha:
A história contada por Betinho é poética. O vídeo é muito bem feito, chega a nos tocar, mas ele passa uma mensagem perturbadora.
Será que o beija-flor é o heroi nesta história? Sinceramente ele parece aquele funcionário que cumpre religiosamente seu horário de trabalho. Faz suas tarefas com esmero digno de elogios, mas está totalmente alienado em relação ao que acontece na sua empresa. Ou seja, mesmo sabendo que existem coisas erradas acontecendo, ele continua simplesmente “fazendo a sua parte”. Se o leão não visse a tentativa do pequeno pássaro de apagar o incêndio, ele fracassaria e morreria junto com a floresta.
Qual seria a atitude correta neste caso? O beija-flor deveria ter procurado o leão e dito:
– Vamos lá, chefe! Se todos nos unirmos agora, poderemos apagar este incêndio e salvar nossa floresta.
Sua chance de sucesso, neste caso, seria real! Os verdadeiros líderes escutam opiniões diferentes das suas, tentam entendê-las e, se convencidos, mudam de tática ou estratégia. Trabalhar em equipe geralmente traz resultados melhores do que esforços individuais.
Betinho, apesar da aparência frágil como a de um beija-flor, foi um leão. Ele tentou liderar os brasileiros para combater a fome, um dos piores males que pode atingir a um ser humano.
Na Internet, pode-se encontrar facilmente o vídeo de uma história contada pelo filósofo e doutor em educação, Mario Sérgio Cortella, sobre um problema de caixinhas vazias de pasta de dente de uma grande empresa multinacional. Assista ao vídeo.
Nós engenheiros temos certa resistência para aceitarmos soluções pouco elegantes ou que não estejam alinhadas com o estado da arte da tecnologia. Qualquer engenheiro que fosse consultado sobre o problema da rejeição das caixinhas vazias de pasta de dente sugeriria a solução adotada pelos colegas. Ou seja, haveria um check weigher no final da linha de produção, composto por uma balança, sistema computadorizado de controle e um braço mecânico para a remoção das caixas com peso abaixo do especificado.
Exemplo de Check Weigher
Muitas vezes as decisões são tomadas dentro de um escritório sem a participação das pessoas diretamente envolvidas na operação. No caso desta discussão, dois engenheiros receberam uma missão e buscaram a melhor solução técnica disponível no mercado. Operadores e funcionários da manutenção provavelmente não forma envolvidos. Como resultado final obteve-se um sistema que atendia o objetivo, mas era mais complexo, bem mais caro e menos prático do que o adotado pelos operadores. Além disto, foram necessários três meses para solucionar o problema.
Existem inúmeras técnicas para acelerar a implementação de melhorias de processo. Uma das ferramentas mais poderosas que eu conheço e emprego é o chamado evento Kaizen. Monta-se uma equipe multidisciplinar integrada por operadores, engenheiros, gerentes, membros da manutenção e pessoas de outras áreas. Esta equipe, com no máximo dez pessoas, é conduzida por um facilitador, conhecedor de técnicas Lean. Após um breve treinamento nas técnicas a serem utilizadas, realiza-se uma visita na área problema. Na sequência, é feito um brain storming (o nosso toró de palpite). Todas as ideias levantadas são discutidas e classificadas de acordo com seu impacto e dificuldade de execução. Definem-se todas as ações a serem implantadas e testadas nos dois dias seguintes, bem como os seus responsáveis. Em menos de uma semana e com baixo custo, melhorias significativas são obtidas.
Como disse o filósofo Mario Sérgio Cortella, a melhor solução está no estoque de conhecimento da empresa. Para explorar este valioso estoque, nada melhor do que juntar pessoas que podem colaborar na solução do problema e dar a mesma oportunidade de expressar suas opiniões.
Finalmente devemos ter sempre em nossas mentes que primeiro temos que compreender para depois sermos compreendidos.
Este é um ano especial para todos os colorados. O Internacional completou cem anos de existência em 4 de abril de 2009. Dentre as várias ações para comemorar seu centenário, foi lançado um filme que conta a história do clube desde sua fundação até os dias atuais. O aspecto inovador deste filme foi a escolha de torcedores para apresentar esta história. Tive a honra e felicidade de ser um dos escolhidos para dar um depoimento.
Cartaz do filme sobre o centenário do S.C. Internacional
O diretor do filme, Saturnino Rocha, durante minha entrevista, fez uma pergunta interessante:
– Por que o Inter teve um desempenho tão ruim durante os anos 90?
Eu tenho uma explicação para fato e parece que o pessoal do filme aprovou, pois esta é uma das minhas aparições no filme. Em 1991, o maior rival do Inter, o Grêmio, foi rebaixado para a série B. Parece que a torcida do Inter e a direção do clube se acomodaram com aquela situação. Afinal o maior rival estava condenado a jogar uma divisão inferior, enquanto o Inter permanecia no convívio dos grandes clubes brasileiros. Em 1992, houve uma mudança no regulamento e doze clubes subiram para a primeira divisão, inclusive o Grêmio. Pior ainda, eles montaram um bom time e tiveram a melhor década da sua história. O Inter, por sua vez, tentou desesperadamente reverter a situação e passou a pensar no curto prazo, mudando jogadores e treinadores algumas vezes por ano. Os resultados foram pífios e o clube quase foi rebaixado em duas ocasiões. Somente na virada do século, quando passou a fazer um trabalho mais estruturado, voltou a crescer e atingiu seu momento mais importante com a conquista do campeonato mundial interclubes em 2006.
Nas empresas muitas vezes acontece este tipo de acomodação:
– a concorrência está passando por dificuldades;
– o câmbio está favorável, deixando os produtos importados pouco competitivos;
– barreiras alfandegárias ou não-alfandegárias inviabilizam importações.
Nós também nessas situações nos acomodamos e achamos que nossa bagagem técnico-gerencial já é suficiente, mas o mundo está mudando em velocidade cada vez maior.
Parece que aquela situação vai perdurar até o final dos tempos. De repente tudo muda:
– uma grande multinacional entra no mercado com um marketing agressivo;
– um concorrente lança um produto com tecnologia inovadora;
– o real se valoriza e produtos chineses entram no mercado com preços arrasadores.
O que fizemos na época de “vacas gordas”?
A empresa se modernizou? Buscou novas tecnologias? Investiu em inovação? Cortou suas ineficiências?
Nós estudamos outro idioma? Aprendemos novas técnicas de gerenciamento de pessoas? Fizemos uma especialização ou MBA?
Talvez nós ou nossas empresas não tenhamos a oportunidade que o Internacional teve de dar a volta por cima depois de dez anos de maus resultados. A acomodação é uma palavra que deve ser expurgada de nossas vidas sob pena de criar situações irreversíveis.
Termino este post, falando sobre um atleta que muitos dizem que é extraterrestre, o jamaicano Usain Bolt. Assista ao vídeo da final dos 100 metros do campeonato mundial de atletismo em Berlim. Notem que ele apenas confere com o canto do olho a posição de seu maior rival, o americano Tyson Gay, mas vira a cabeça para a esquerda para ver o tempo de sua prova. Sua luta é para superar o seu recorde mundial, não é para vencer adversários inferiores a ele.
Segundo informações do site GloboEsporte.com, Bolt falou sobre sua reconhecida irreverência após esta prova consagradora:
– Esse é o meu jeito. Eu treino duro o ano inteiro, então posso me divertir o quanto quero e mesmo antes das provas. Mas quando a corrida começa, eu me concentro totalmente. Sei exatamente o que tenho que fazer. Estou me sentindo orgulhoso de mim mesmo. Estava buscando esse título, buscando chegar à faixa dos 9s50. Ser o primeiro é especial.
Ou seja, ele tem metas de desempenho bem definidas e as busca independente de sua concorrência. Além disto, o trabalho lhe traz diversão e satisfação pessoal. Esta deve ser a postura a ser seguida por nós e pelas empresas.
Claudia Von
Vicente Manera
World Observer by Vicente Manera 